Introducción
Según el 2021 KPMG CEO Outlook Pulse Survey, el 45% de los líderes empresariales no esperan volver a operaciones comerciales “normales” hasta el 2022, mientras el 31% piensa que ocurrirá a finales de este año – y casi un cuarto cree que su negocio ha cambiado para siempre. Donde quiera que te encuentres en esta reflexión, una cosa es cierta – lo normal no va a ser tan “normal” como era antes de la pandemia.
Los trabajadores se acostumbraron a trabajar desde casa. En muchos casos han demostrado que pueden igual de productivos, si no más. También es verdad que muchos empleados extrañan el compañerismo, la tutoría y la comunidad que vienen de la vida de oficina. Pero seguramente no extrañan viajar a menudo. Se han acostumbrado a las horas extra del día para dedicarle tiempo a la familia, socializar, entrenarse- o incluso la capacidad de dedicar tiempo extra si se perfilan plazos urgentes.
El reciente Índice de la tendencia labural (WorkTrend Index) de Microsoft refleja esta situación, sugiriendo que los empleados parecen estar preparados y dispuestos a adoptar una manera híbrida de trabajar, donde pasan 2-3 días trabajando remotamente y el tiempo restante en su oficina. Y el 30% de los directores ejecutivos entrevistados por KPMG (una red global de firmas de servicios profesionales) piensa que la mayoría de su personal trabajará de esta manera a largo plazo.
Gestión más inteligente de las impresoras remotas
El COVID fue un catalizador para la adopción rápida del cloud y los métodos eficaces del trabajo híbrido que tienen el potencial de sobrevivir a las “orientaciones del trabajo desde casa impulsadas por la pandemia”. Antes de la pandemia puede que los empresarios fueran escépticos respecto a la productividad del teletrabajador (homeworker) y tuvieran dudas sobre la infraestructura basada en el cloud necesaria para soportarlo. De todas formas, sin más opción que poner en marcha estrategias en el cloud a una velocidad que mantuviera seguros a empleados y procesos operativos de sus empresas, la mayoría de los líderes comerciales admiten que éste ha sido un experimento realmente muy exitoso.
Pero si las empresas quieren mantener el trabajo híbrido a largo plazo necesitan una estrategia de gestión de la impresión que permita a los empleados imprimir hacia dispositivos conectados en red con la misma fiabilidad y seguridad ya sea desde sus casas como desde la oficina.
Es fácil suponer que las violaciones de la seguridad ocurran solamente a través de servidores, ordenadores, laptops, teléfonos y tablets; pero en realidad cualquier cosa con una dirección IP- incluso impresoras y dispositivos de impresión- pueden verse afectados o usados como vehículo involuntario que transporta un virus o crea una brecha en la seguridad. El firmware antiguo de una impresora o los DCAs no seguros, son sólo dos maneras de que las impresoras dejen las empresas expuestas a los cibercriminales – y el riesgo aumenta dramáticamente cuando el acceso a la impresión remota se introduce en la ecuación.
Esta es la razón por la cual MPS Monitor se asoció con HP para suministrar funciones de Seguridad de Impresión a través de los HP Smart Device Services. Es una solución automatizada, basada en el cloud, para la gestión remota del dispositivo que permite a los distribuidores y proveedores MPS crear políticas de seguridad y realizar evaluaciones periódicas sobre la seguridad de impresión. Entre otras cosas, identifica impresoras obsoletas y firmwares del dispositivo de impresión que podrían tener vulnerabilidades de seguridad conocidas o probables en las máquinas individuales – y pueden convertirse en riesgos para la seguridad también a nivel de la flota.
Los distribuidores pueden usar la plataforma también para implementar políticas de seguridad del dispositivo recomendadas por el vendedor y aplicar automáticamente aquellas configuraciones en toda su lota. No es necesario que nadie, en la empresa del usuario final, se preocupe por la seguridad del dispositivo.
DCAs compatibles con el cloud
Llevando nuestra asociación con HP un pasó más adelante, en febrero de este año, integramos completamente el SDS Cloud DCA de la empresa en nuestro software. Esto nos ayudó a enfrentar la enorme tarea de gestionar la multiplicación de los DCAs para los trabajadores remotos en sus ambientes de casa-oficina.
En el pre-COVID, una empresa típica con unos 1.000 empleados, podía suministrar 200 impresoras en sus oficinas – todas conectada a la red empresarial- que solo necesita un DCA para gestionar la flota. Cuando se introdujeron los confinamientos y los empleados empezaron a trabajar desde casa, muchas empresas facilitaron las impresoras a estos trabajadores y, haciéndolo, triplicaron el número de dispositivos en su organización. La situación se complicó aún más porque las impresoras ya no estaban conectadas a la red empresarial y cada una necesitaba un propio DCA.
Esto creó una cantidad significativa de trabajo administrativo adicional, tanto para los distribuidores como para los teletrabajadores que de repente tuvieron que preocuparse de la gestión del DCA y su utilización. En una situación donde hay muchos más dispositivos que antes, pero se imprimen menos páginas, la rentabilidad para el distribuidor ya está en peligro y la carga de administrar muchos más DCAs suma los costes a la ecuación.
El HP SDS Cloud DCA resuelve este problema a los distribuidores, ayudándolos a gestionar los dispositivos HP usando un firmware FutureSmart soportado, sin tener que instalar ningún software en ordenadores o laptops. Más bien, la impresora misma es el DCA y se conecta directamente – e independientemente- al cloud. Estamos convencidos de que es una manera segura para mejorar las ofertas de servicios, alcanzar los SLAs (Acuerdos de nivel de servicio) y garantizar que las cuentas sigan funcionando de forma rentable y eficiente. Una explicación exhaustiva de cómo trabaja el HP SDS Cloud DCA se encuentra en este video.
Impresión en el cloud con Universal Print de Microsoft 365
Hemos comentado que imprimir hacia una impresora de red desde una ubicación remota, genera toda una serie de riesgos potenciales a menos que se haga de forma segura, pero ¿en qué caso? Bueno, tradicionalmente, las impresoras de red y los usuarios han estado ubicados “dentro” de una red con un cortafuegos a su alrededor, para mantener lejos a usuarios no autorizados (como un castillo rodeado por un foso). La seguridad se estableció en el perímetro: los equipos autorizados estaban ubicados “dentro” de la red (o castillo), mientras que los no autorizados se quedaban “fuera” (más allá de las murallas del castillo).
Aquí es donde entran en acción las soluciones como Universal Print de Microsoft. Éstas habilitan una identidad Azure Active Directory fiable para imprimir desde el cloud Microsoft hacia una máquina conectada a la red. A partir de ahí, se trata de una identidad verificable y no de una máquina específica, un dispositivo o sitio que permite conectarse a la red empresarial y a los documentos impresos. Microsoft Universal Print está integrada de forma nativa con MPS Monitor y totalmente soportada. Esto significa que distribuidores y proveedores de MPS que utilizan MPS Monitor, ahora pueden ayudar a sus clientes a trasladar su infraestructura de impresión al cloud Microsoft 365 y gestionar todas las funciones MPS en una única solución SaaS.
Los distribuidores que ya utilizan nuestro software (o piensan hacerlo) pueden activar directamente todas las funciones de Universal Print para sus clientes Microsoft 365. Esto incluye colas de impresión, impresiones pull, supervisión y gestión remota, gestión del usuario y rastreo del trabajo. Y también los distribuidores deberían optar por las prácticas del trabajo híbrido, para que su personal pueda atender a los clientes con facilidad y eficacia, independientemente de la ubicación.
Una solución única basada en el cloud facilita la tarea a los distribuidores que, a su vez, se la facilitan a sus clientes. Esto significa también que los equipos del trabajo TI remoto pueden supervisar el uso de la impresión y configurar políticas de impresión sin estar físicamente en el lugar, garantizando la disponibilidad de un trabajo flexible. De hecho, la gestión de la impresión basada en el cloud no sólo preserva los usuarios finales, sino que también hace posible y práctico el trabajo flexible en todo el sector.
Conclusión
Si la investigación de KPMG y Microsoft que examinamos aquí resulta correcta, entonces el futuro del lugar de trabajo es híbrido. Esto significa que el futuro de la impresión, de las impresoras gestionadas y la seguridad de los dispositivos de impresión, están basados en el cloud. Ese es un sentimiento compartido por Quocirca en su Printing in the Hybrid Workplace Study (Estudio de la impresión en el lugar de trabajo híbrido) que afirma “…el cloud será un facilitador para el nuevo entorno normal de la impresión. La necesidad de una plataforma más fácilmente escalable para satisfacer las necesidades del lugar de trabajo híbrido y proporcionar los niveles de disponibilidad requeridos para esa fuerza de trabajo, es cada vez más evidente.”
Esto significa que es hora de que los distribuidores y los proveedores de Managed Print Service (MPS) adquieran experiencia en el cloud también. En este mercado altamente competitivo, los que han entendido mejor la impresión basada en el cloud y la gestión de la misma y pueden hacer ambas cosas lo más sencillo posible para sus clientes, serán aquellos que tendrán éxito y guiarán el mercado. Desde una perspectiva práctica, consideramos que esto significa encontrar una sola plataforma en el cloud para todos los servicios de impresión gestionada; algo que pueda integrarse perfectamente con el sistema ERP para ofrecer una facturación automatizada y una logística optimizada. Idealmente, la solución debe eliminar también la preocupación sobre la implementación y gestión para los trabajadores remotos facilitando, al mismo tiempo, una impresión segura y protegida, independientemente de su ubicación.
