Caso de Estudio: QPC Group
Introducción
QPC Group, un proveedor australiano de tecnología de oficina tiene como misión ayudar a las empresas a trabajar de manera más inteligente adoptando la automatización y flujos de trabajo simplificados. Desde servicios de impresión gestionada y pizarras interactivas hasta sistemas de videoconferencia y VoIP, QPC Group ofrece soluciones innovadoras para mejorar la productividad y la eficiencia operativa de empresas en Australia y Nueva Zelanda. Con una sólida presencia en sectores como salud, servicios de minería y hospitalidad, QPC Group se ha convertido en un socio confiable en tecnología de oficina, ofreciendo soluciones alineadas con las necesidades únicas de sus clientes.
El Desafío
En 2010, QPC Group buscó una plataforma de software de gestión de dispositivos que pudiera gestionar de manera remota sus servicios de impresión y copiadoras. Su elección inicial de una solución local y, posteriormente la migración a un sistema canadiense funcionó por un tiempo, pero resultó complicada y limitada en escalabilidad. A medida que el negocio creció y la tecnología evolucionó, la necesidad de una solución más integrada y eficiente para la gestión de flotas de impresoras se hizo evidente. Cuando un especialista en soluciones de HP recomendó MPS Monitor, una plataforma SaaS conocida por sus capacidades globales de integración, QPC Group encontró el complemento perfecto para sus crecientes necesidades. En 2019, comenzaron una migración gradual a MPS Monitor, comenzando con aproximadamente 50 dispositivos.
La Transición a MPS Monitor
QPC Group quedó inmediatamente impresionado por la flexibilidad y facilidad de uso de MPS Monitor. Esta solución de gestión de flotas de impresoras les permitió gestionar una cartera de dispositivos en expansión de múltiples marcas, incluyendo HP, Lexmark, Epson y Fujifilm. La integración con los Smart Device Services (SDS) de HP fue especialmente valiosa, ya que permitió la gestión remota de tareas como reiniciar dispositivos, actualizar firmware y acceder al servidor web integrado (EWS) para resolver problemas. Esta funcionalidad se alineó perfectamente con el compromiso de QPC Group de ofrecer un servicio rápido y eficiente.
“La integración de MPS Monitor con HP SDS nos permite resolver problemas de los clientes de forma remota y minimizar las visitas in situ, cumpliendo nuestra promesa de un servicio excepcional y rápido,” dice Lisa Spark, Cofundadora y Gerente General de QPC Group.
Mejorar la Eficiencia Operativa con la Automatización
La decisión de realizar la transición completa a MPS Monitor fue impulsada por la integración fluida de la plataforma de supervisión de impresoras con los sistemas de contabilidad, particularmente Xero, y sus sólidas capacidades de gestión de contratos. La automatización de los procesos de facturación, como el seguimiento del costo por página y el monitoreo de niveles de tóner, eliminó muchas tareas manuales y permitió a QPC Group enfocarse en actividades de mayor valor. Al consolidar dos sistemas de monitoreo en uno, el equipo redujo su carga administrativa en un 70%.
La integración API generó más beneficios, permitiendo la entrada automatizada de datos y una gestión de inventario simplificada. La función personalizable de «Días por Vaciar» (DTE “Days to Empty”) de MPS Monitor fue otro aspecto destacado. Esta herramienta permitió a QPC Group establecer alertas precisas de niveles de tóner adaptadas a diferentes regiones, mejorando su planificación y gestión de inventarios.
Facturación Simplificada con la Integración de Xero
Un aspecto destacado de la colaboración entre QPC Group y MPS Monitor fue la integración con Xero, una plataforma de contabilidad líder en Australia. Esto permitió una facturación consolidada, permitiendo a los clientes recibir una sola factura que cubriera todos los servicios. Este enfoque simplificado facilitó los pagos para los clientes y proporcionó resiliencia operativa, ya que el personal de respaldo pudo procesar las facturas con facilidad.
Chin Yoon, director general de MPS Monitor Asia, desempeñó un papel clave en garantizar una transición fluida. Sus conocimientos regionales y su apoyo dedicado permitieron a QPC Group aprovechar al máximo el potencial de MPS Monitor. “Con la orientación y el apoyo constante de Chin, pudimos aprovechar al máximo las capacidades de MPS Monitor,” añade Lisa.
Resultados Clave y Beneficio
Desde la adopción de la solución de gestión de flotas de impresión de MPS Monitor, QPC Group ha alcanzado un mayor nivel de automatización y eficiencia. La facturación mensual automatizada y la gestión de contratos simplificada han liberado al equipo para centrarse en el desarrollo del negocio. Las herramientas de generación de informes de MPS Monitor, como estadísticas de envío y pronósticos de agotamiento de tóner, ayudan a QPC Group a planificar inventarios con mayor precisión, minimizando reemplazos innecesarios de piezas y reduciendo costos.
Crecimiento Futuro con MPS Monitor
Con planes para escalar y gestionar hasta 10,000 dispositivos, la colaboración entre QPC Group y MPS Monitor los ha posicionado bien para el crecimiento futuro. Su compromiso continuo con la automatización de procesos internos es parte integrante de su estrategia, y aspiran a seguir innovando en sus operaciones de facturación y gestión de contratos para satisfacer las necesidades cambiantes de sus clientes.
Conclusión
El recorrido de QPC Group con MPS Monitor demuestra cómo la automatización integrada puede transformar los Servicios de Impresión Gestionada. Al aprovechar las potentes herramientas y el apoyo de MPS Monitor, han optimizado sus operaciones, reducido la carga de trabajo manual y establecido una base sólida para un crecimiento escalable. Esta asociación ejemplifica el compromiso de QPC Group de trabajar de manera más inteligente, permitiendo que sus clientes en Australia y Nueva Zelanda operen de manera eficiente y eficaz.
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